Digitalisierung in Zeiten von Corona

Die Corona-Krise stellt Unternehmen weltweit vor die immense Herausforderung, den Arbeitsalltag aufrechtzuerhalten. Virtuelles Arbeiten ist nicht mehr ein optionales Thema, welches für globale Vernetztheit oder gelegentliches Home-Office angestoßen wird. Es ist derzeitig die einzige Möglichkeit vieler Firmen die interne Kommunikation zu gewährleisten. Aus diesem Grund sind Unternehmen gezwungen, geeignete Systeme und Tools schnellstmöglich einzuführen.

Grundbestandteile der digitalen Arbeit bilden zum einen Kommunikations- bzw. Konferenztools wie Microsoft Teams, Slack oder Big Blue Button, zum anderen online Programme zur Bearbeitung von Dokumenten wie Google Docs oder Word Online. Vermehrt kommen hier bei der Wahl der Produktivitätssoftware auch direkt Gesamtpakete wie Office 365 oder G-Suite zum Einsatz. Diese bringen viele Funktionalitäten standardisiert mit sich und haben durch die automatisierte Kommunikation der Tools untereinander an Popularität gewonnen.

Aktive Nutzer von Microsoft Teams
Adaptiert aus Statista (2020): [online] https://www.statista.com/statistics/1033742/worldwide-microsoft-teams-daily-and-monthly-users/ [16.05.2020].
Aktive Nutzer von Slack
Warren, Tom (2020): Slack breaks user records as demand surges for remote working, [online] https://www.theverge.com/2020/3/26/21195092/slack-new-user-records-coronavirus-pandemic-remote-working-growth-concurrent-users [16.05.2020].

Obwohl sich die Funktionalitäten der einzelnen Systeme prinzipiell unterscheiden, macht sich jedoch eine Gemeinsamkeit in der technischen Umsetzung bemerkbar: Die Systeme werden mittels Cloud Computing genutzt. Der Markt für das Mieten technischer Ressourcen oder Lizenzen für Online Software boomt. Das Anbietermodell „Software as a Service“ (SaaS), bei dem die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt werden kann, ist hier am weitesten verbreitet. Beispielsweise ist der Aktienkurs des Videokonferenztools Zoom seit dem Beginn der Corona-Krise aufgrund steigender Nutzerzahlen entgegen dem Einbruch der Aktienmärkte seit Februar um 10% gestiegen1.

Neben dem Nutzen von Online Kollaborationstools kämpfen deutsche Unternehmen und öffentliche Institutionen vor allem mit der Digitalisierung von Arbeitsprozessen. Die Corona-Krise hat dabei die Trägheit von digitalen Transformationen in Deutschland schonungslos aufgedeckt. Ein Extrembeispiel hierfür ist, dass die Gesundheitsämter Daten zu Corona-Infektionen zum Teil per Fax an das RKI senden, und diese dort manuell erfasst werden2.

Aktienkursentwicklung Zoom vs Dax
Eigene Darstellung basierend auf Daten von www.yahoofinance.com [17.05.2020].

Die Unternehmen, welche Prozesse und Arbeitsabläufe weitgehend digitalisiert haben, genießen gegenüber traditionellen Unternehmen weitreichende Vorteile. Dazu zählen vor allem durch die Reduktion manueller Arbeit gewonnene Zeitersparnisse. Da menschliche Arbeitskraft für Unternehmen generell mit hohen Kosten verbunden ist, führt eine Effizienzsteigerung bei Arbeitsprozessen daher zu einer bedeutenden Kostenersparnis. Darüber hinaus gehen digitalisierte Prozesse oftmals mit einer besseren Abstimmung von Arbeitsabläufen einher, wodurch die Anfälligkeit für manuelle Fehler reduziert und somit die operative Stabilität gesichert wird.

Projekte zur Systemeinführung und Digitalisierung von Arbeitsprozessen dauern meist mehrere Monate, wenn nicht sogar Jahre. Eine der gravierendsten Auswirkungen der Corona-Krise ist, dass Unternehmen und öffentliche Ämter momentan unter enormen Druck stehen, verschiedene Digitalisierungs-Initiativen anzugehen. Die digitale Transformation unter solch hohem Tempo bringt signifikante Herausforderungen mit sich. Insbesondere fehlen den Unternehmen die zeitlichen und personellen Kapazitäten für wichtige Schritte wie das Durchführen einer Anforderungsanalyse oder Strukturentwicklung, welche der technischen Implementierung vorgelagert sind. Daraus entsteht eine unvollständige Analyse des Prozessablaufs und eine ungenaue digitale Abbildung des Prozesses. Dies resultiert in erheblicher nachträglicher Arbeit und führt zur Demotivation der Mitarbeiter. PAUL Consultants kann Sie mit mehr als 24 Jahren Erfahrung in der Projektberatung bei den Herausforderungen der Digitalisierung zuverlässig unterstützen.

Autoren: Florian Lischewski, Galina Sauerwein

Quellen:

1Demling, Alexander / Kerkmann, Christof (2020): Corona sorgt für einen Boom von Videokonferenzen – Aktien der Anbieter profitieren, [online] https://www.handelsblatt.com/technik/it-internet/profiteure-der-epidemie-corona-sorgt-fuer-einen-boom-von-videokonferenzen-aktien-der-anbieter-profitieren/25611888.html?ticket=ST-3002668-igUq1EvKt6wm7baxSTBR-ap2 [16.05.2020].

2Stocker, Frank (2020): Plötzlich schafft Deutschland, was bisher unmöglich schien, [online] https://www.welt.de/wirtschaft/article207541717/Digitalisierung-Mit-Corona-schafft-Deutschland-das-bisher-Unmoegliche.html [16.05.2020].

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