Eine in die Jahre gekommene Benutzeroberfläche. Eine sehr strikte Herangehensweise beim Einpflegen von Daten in das System, ein System, das immer mehr Fehler offenbarte. Wovon ist die Rede? Wir sprechen von der DB2, unser altes CRM System. Es war eine Eigenentwicklung von vor 10 Jahren, genutzt, um sowohl Kontaktdaten von Unternehmen als auch Daten über die Vereinsmitglieder zu dokumentieren. Alle PAUL-Mitglieder haben Zugriff darauf, alle wünschten sich ein neues Customer-Relationship-Management-Tool, welches mehr Funktionen bietet und auch optisch im 21. Jahrhundert angekommen ist.
2018 recherchierte und evaluierte im ersten Schritt ein Projektteam, welche der auf dem Markt existierenden Systeme für den Verein infrage kommen. Die Wahl fiel auf SuiteCRM. Ein weiteres Projektteam bestehend aus vier Studierenden implementierte dieses. Zuerst stimmten wir uns mit den vereinsinternen Stakeholdern noch einmal genau hinsichtlich der gewünschten Anforderungen ab. Im Anschluss wurde eine priorisierte ToDo-Liste erstellt. Nach dem Aufsetzen des Grundsystems auf unserem Server begann das Team das vorhandene System an unsere Bedürfnisse anpassen . Über Monate hinweg kümmerten wir uns in ständiger Absprache mit dem Verein darum, für die unterschiedlichsten Probleme Lösungen zu finden. Einmal die Woche gab es ein Treffen, um über den Status quo zu sprechen und das weitere Vorgehen zu besprechen.
Die Implementierungsphase mündete in der Datenmigration, in welcher wir durch das Programmieren von Skripten die Daten unserer alten DB2 in die Datenstruktur unseres neuen Systems übertrugen.
Auch vereinsintern bedeutet ein neues Tool eine Veränderung: die Mitglieder würden sich erst wieder an das neue Tool gewöhnen müssen. Um die Umstellung zu erleichtern sowie schon im Vorfeld ein Bewusstsein dafür zu schaffen, entwickelten wir ein Schulungskonzept und berichteten auf unseren wöchentlich stattfindenden Vereinssitzungen regelmäßig über unsere Arbeit.
Unser neues CRM-System begeistert uns durch seine Benutzerfreundlichkeit, seinem ansprechenden Design und seinen zusätzlichen Funktionalitäten wie automatisierten Workflows und dem Erstellen von Berichten.
Autor: Nadine Gauder
