Der Kunde
Im Rahmen der Digitalisierung stehen kleine und mittlere Unternehmen stets vor Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt, um die Position im Markt zu erhalten und auszubauen. Die MediaKom ist ein Unternehmen, das selbst in diesem Bereich tätig ist. Im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung (ADV) und des Business Process Outsourcings (BPO) unterstützen sie mittelständisch geprägte Unternehmen aller Branchen sowie Mitgliederorganisationen und Institutionen des Gesundheitswesens (GKV) bei der Optimierung von Geschäftsprozessen und des Mitglieder- bzw. Kundendialogs.
Der Auftrag
Um dieser Auftragslage gerecht zu werden, bedarf es einer Vielzahl an Mitarbeitern, welche es zu organisieren und koordinieren gilt. Auf dem Markt existiert eine große Menge an Software-Tools, die dies leisten können. Die MediaKom beauftragte PAUL Consultants, beim Auswahlprozess für ein solches Personalmanagement-Tool Unterstützung zu leisten.
Das Vorgehen
Die zielgerichtete Auswahl einer Software steht und fällt mit der Anforderungsanalyse. Um diese so effizient wie möglich zu gestalten, wurde in einem Workshop zunächst das aktuelle Vorgehen der MediaKom zur Personaleinsatzplanung aufgenommen. Anschließend wurden weiterführende Bedürfnisse erfasst und die Supervisorin beim Erstellen eines Schichtplans begleitet, um individuelle Problematiken und Wünsche bereits zu Beginn des Projektes zu kennen. Die Ergebnisse aus beiden Vorgängen wurden ausgewertet und zu einem Anforderungskatalog zusammengefasst.
Mit Hilfe dieses Katalogs wurden erste Software-Systeme recherchiert und zunächst nach den K. O.-Anforderungen vorgefiltert.Daraufhin wurde auf Basis der priorisierten Anforderungen ein Punktesystem erstellt, um die gefundenen Systeme zu bewertet. Die fünf besten Systeme wurden mit Hilfe von Herstellerpräsentationen und Nutzerinterviews näher analysiert, um eine genauere Bewertung vornehmen zu können.
Die Ergebnisse all dieser Maßnahmen wurden abschließend aufbereitet und der MediaKom präsentiert. Dabei wurden zwei Systeme empfohlen, über deren Vor- und Nachteile diskutiert sowie weiterführende Handlungsempfehlungen abgegeben.
Autor: Otto Mehwald
