Projektmanagement-Tools

Wissen

Die Digitalisierung ist in aller Munde. Ihre Umsetzung ist für immer mehr Unternehmen von höherer Priorität und Wichtigkeit. Auf der Agenda stehen dringende Aufgaben, wie Kundendaten in Systeme einpflegen, Onlinewerbung schalten oder die Website optisch und funktional aufwerten. Doch auch die Projektarbeit, als zentrales Element im Unternehmen, sollte dem Zeitgeist angepasst und auf Aktualität geprüft werden. Denn technische Hilfe, die in Projekten richtig eingesetzt wird, hat durchaus das Potenzial die Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens zu steigern.

Mit steigender Projektgröße sinkt der Überblick

Während kleine Projekte oft noch gut überschaubar sind und Excel bei der Erstellung eines Gantt-Charts aushelfen kann, verliert man bei komplexeren Projektaufgaben schnell den Überblick. Ein professionelles Projektmanagement-Tool kann hierbei die Arbeit im Projekt unterstützen und deutlich vereinfachen. Dashboards sind gute Beispiele dafür, dass man mit einem Online-Tool einen hervorragenden Überblick über den Gesamtfortschritt des Projektes hat. Es gewährt einen Einblick in die Auflistung der zeitkritischen Aufgaben und zeigt an, welches Projektmitglied momentan welche Aufgabe bearbeitet. So erhält man zu jedem Zeitpunkt des Projekts eine klare Sicht auf die aktuelle Situation und kann Probleme früher erkennen, analysieren und beheben. Auch bei der Einführung und Nutzung neuer Methoden, wie beispielsweise dem agilen Projektmanagement, kann der Einsatz eines Tools sinnvoll sein, da es das oft noch unerfahrene Team in jeder Phase des Projekts unterstützt.

Gewinngenerierung mittels Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Tools stellen nicht nur ein Mehrwert hinsichtlich der Übersichtlichkeit dar, sondern erzielen auch mehr Gewinne. Zentraler Fokus ist hier die Kostenminderung. Das Ressourcenmanagement kann optimiert werden, um das Personal, welche die oft wichtigste Ressource im Unternehmen darstellt, zu jeder Zeit richtig einzusetzen. Projektmitglieder, die auf die Ergebnisse ihrer Teampartner warten müssen und demzufolge Leerkosten verursachen, gehören damit der Vergangenheit an. Darüberhinaus dämmt eine exaktere Zeitplanung die Kosten ein. Nicht selten sind Fertigstellungstermine von Auftraggebern verbindlich eingefordert. Die Überschreitung dieser Vorgaben verursacht Strafzahlungen, die vermieden werden sollten und mit PM-Tools vermieden werden können. In Summe können sich durch verbesserte Ressourcen- und Zeitplanung die Dauer der einzelnen Projekte erheblich verbessern und schlussfolgernd kann das Unternehmen auch mehr Projekte annehmen.

Die richtige Umsetzung

Doch natürlich funktionieren all diese schönen Dinge nicht mit einem Fingerschnippen. Wie schon in der Einleitung erwähnt, steigert nur der richtige Einsatz von Projektmanagement-Tools die Wettbewerbsfähigkeit. Der Markt ist riesig und damit schon die Auswahl schwierig. Zu wenig Funktionalität schränkt ein, zu viel macht die Dinge unnötig komplex und nicht jede Anpassungsmöglichkeit muss genutzt werden, schließlich soll sich das Tool rentieren und kein Loch ins Budget reißen. Auch ist es mit der bloßen Anschaffung nicht getan. Oftmals müssen in der Projektarbeit Prozesse eingeführt werden, damit das Tool optimal arbeiten kann. So nützt beispielsweise das beste Dashboard nichts, wenn die Teammitglieder ihren Fortschritt nicht aufzeichnen. Auch die Kontrolle spielt beim der richtigen Umsetzung eine wichtige Rolle. Letztendlich muss das neue Tool auch wirklich Arbeit erleichtern oder Dinge optimieren. Dies muss überprüft werden, damit anschließend eventuell nachjustiert werden kann. Hierbei bieten sich Kennzahlen wie zum Beispiel die Anzahl an durchgeführten Projekten oder der Zeitaufwand für Projektmanagement an.

Beispiel

Wie kann nun all das in der Praxis aussehen? Nehmen wir dafür ein aufstrebendes mittelständiges Unternehmen mit Projektarbeit. Bislang arbeiteten die Projektmanager ohne explizite Tools. Seit
längerer Zeit bemerken sie allerdings, dass mit steigender Projektgröße auch Deadlines, Aufgaben und Kostenstellen anwachsen. Um weiterhin Herr der Lage zu bleiben, entscheiden sie sich für die Einführung eines Projektmanagement-Tools. Hinsichtlich aller benötigten Funktionen, des Budgets und der benötigten Schnittstellen wird die Entscheidung für ein Tool getroffen. Gemeinsam mit allen Projektmitgliedern werden neue Prozesse gestaltet und das Tool in den Arbeitsalltag integriert. Ab diesem Zeitpunkt läuft sämtliche Planung und Organisation über dieses Tool. Der Projektleiter sieht nun auf den ersten Blick Projektfortschritt, Budgetstand und anstehende Termine. Nach einem Jahr soll eine Nutzenanalyse durchgeführt werden.

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